RingkasnyaBerkas santri, wali, staff, dan prestasi tersimpan di satu repositori yang terlindungi. Surat keluar terbit dengan nomor otomatis dan QR, sehingga pihak luar bisa memeriksa keasliannya tanpa menelepon pondok.
Manfaat utama
Berkas di satu tempat
Berkas santri, wali, staff, dan prestasi disimpan bersama, dengan jenis dokumen yang bisa diatur.
Tahu mana yang sudah valid
Tandai berkas valid atau ditolak, dan catat tanggal kedaluwarsanya.
Versi lama tidak hilang
Unggah versi baru tanpa menimpa yang lama. Semua versi tetap bisa ditelusuri.
Data sensitif terlindungi
Nomor KK dan NIK dienkripsi. Dokumen rahasia hanya bisa dibuka peran tertentu.
Surat yang bisa dicek keasliannya
Keterangan aktif, rekomendasi, pindah, syahadah, dan kartu santri terbit dengan nomor otomatis dan QR verifikasi.
Berkas apa saja yang bisa disimpan? Tautan ke bagian Berkas apa saja yang bisa disimpan?
Pondok CMS menyimpan berkas santri, wali, staff, dan prestasi dalam satu repositori. Jenis dokumen diatur admin, misalnya akta kelahiran, kartu keluarga, ijazah, atau sertifikat lomba. Setiap jenis bisa ditandai wajib, sehingga kelengkapan berkas mudah diperiksa.
Berkas pendaftar yang sudah valid di PSB online otomatis disalin ke repositori ini saat daftar ulang.
Bagaimana berkas diverifikasi? Tautan ke bagian Bagaimana berkas diverifikasi?
Setiap berkas punya status verifikasi:
| Status | Artinya |
|---|---|
| Menunggu | Berkas baru diunggah dan belum diperiksa |
| Valid | Berkas sudah diperiksa dan diterima |
| Ditolak | Berkas tidak sesuai dan perlu diganti |
Berkas juga bisa punya tanggal terbit dan masa berlaku. Saat ada versi baru, versi lama tidak ditimpa atau dihapus, tetapi ditandai sebagai versi sebelumnya.
Daftar santri punya filter Berkas wajib untuk menemukan santri yang berkasnya belum lengkap.
Bagaimana data pribadi dilindungi? Tautan ke bagian Bagaimana data pribadi dilindungi?
- Berkas disimpan di disk private dan hanya bisa diunduh lewat tautan yang memeriksa hak akses.
- Nomor KK dan NIK dienkripsi di basis data.
- Jenis dokumen yang ditandai rahasia hanya bisa dibuka peran yang diberi izin khusus.
- Admin dengan cakupan jenjang hanya melihat dokumen santri jenjangnya.
Langkah ini mengikuti prinsip perlindungan data pribadi dalam UU PDP.
Bagaimana menerbitkan surat keluar? Tautan ke bagian Bagaimana menerbitkan surat keluar?
Admin Sekolah memilih santri dan jenis surat:
- surat keterangan aktif;
- surat rekomendasi;
- surat pindah;
- syahadah;
- kartu santri.
Setiap surat mendapat nomor otomatis yang unik dan berurutan per jenis per tahun. Format nomornya bisa diatur. Isi surat dibekukan saat terbit, sehingga cetak ulang menghasilkan isi yang sama meski data santri berubah kemudian.
Surat dicetak sebagai halaman siap cetak: ukuran A4 untuk surat dan ukuran kartu untuk kartu santri. Kop surat memakai kontak yang ditandai di pengaturan portal publik.
Bagaimana QR verifikasi bekerja? Tautan ke bagian Bagaimana QR verifikasi bekerja?
Setiap surat membawa kode verifikasi acak dan QR berisi alamat halaman verifikasi. Siapa pun, misalnya sekolah tujuan pindah, bisa memindai QR itu tanpa login.
Halaman verifikasi hanya menampilkan data secukupnya untuk memastikan surat asli, dan dibatasi jumlah aksesnya agar tidak disalahgunakan.
Terhubung dengan modul lain Tautan ke bagian Terhubung dengan modul lain
- Akademik & santri: pemilik berkas dan penerima surat.
- PSB online: berkas valid pindah saat daftar ulang.
- Prestasi: sertifikat dan foto prestasi.
- Dashboard & hak akses: izin dokumen rahasia dan audit log.