Pindah dari Excel atau sistem lama

Data lama yang tersimpan di Excel tidak perlu diketik ulang. Pondok CMS menyediakan template CSV untuk empat jenis data: santri beserta wali, penghuni asrama, tagihan awal, dan staff.

Bagaimana cara kerja import? #Tautan ke bagian Bagaimana cara kerja import?

Cara yang sama berlaku untuk semua jenis data:

1. Buka halaman daftar datanya, misalnya Santri.
2. Pilih Unduh template CSV. Template berisi nama kolom dan satu baris contoh.
3. Isi di Excel, lalu simpan sebagai CSV. Pemisah koma atau titik koma sama-sama dikenali.
4. Pilih tombol impor di halaman yang sama, unggah berkas, dan cocokkan kolom bila diminta.
5. Tunggu hasilnya di lonceng notifikasi. Ini bisa memakan 1–2 menit setelah unggah, karena impor berjalan lewat antrean.

Satu berkas bisa berisi sampai 2.000 baris. Baris yang gagal tidak menggagalkan baris lain. Notifikasi menyebutkan jumlah baris berhasil dan gagal, dan alasan tiap baris gagal bisa Anda lihat untuk memperbaikinya.

Tombol impor hanya muncul untuk peran yang punya izin impor, dan hanya selama modul terkait aktif. Pengguna dengan cakupan jenjang hanya bisa mengimpor ke jenjangnya sendiri.

Dalam urutan apa data diimpor? #Tautan ke bagian Dalam urutan apa data diimpor?

Beberapa jenis data merujuk data lain, jadi urutannya penting.

1. Siapkan data induk di panel: jenjang, tahun ajaran aktif, rombel pada tahun ajaran itu, asrama dan kamar, serta jenis biaya.
2. Staff. Tidak bergantung pada data lain.
3. Santri beserta wali. Angkatan dibuat otomatis dari tahun masuk.
4. Penghuni asrama. Santri sudah harus ada.
5. Tagihan awal. Santri dan jenis biaya sudah harus ada.

Bagaimana mengimpor santri dan wali? #Tautan ke bagian Bagaimana mengimpor santri dan wali?

Ada di halaman Santri. Satu baris untuk satu santri, dengan data hingga dua wali.

NIS yang sudah ada di jenjang yang sama diperbarui, bukan digandakan. Wali yang diisi lewat import bisa dibuatkan akun di portal wali.

Bagaimana mengimpor penghuni asrama? #Tautan ke bagian Bagaimana mengimpor penghuni asrama?

Ada di halaman Penghuni asrama. Kolomnya NIS, Asrama, Kamar, dan Tanggal mulai (YYYY-MM-DD, boleh kosong dan berarti hari ini).

Nama asrama dan kamar harus persis seperti di sistem. Santri yang sudah punya kamar dipindahkan ke kamar yang tertulis di file.

Bagaimana mengimpor tagihan awal? #Tautan ke bagian Bagaimana mengimpor tagihan awal?

Ada di halaman Tagihan, untuk memindahkan tunggakan dari sistem lama. Kolomnya NIS, Kode jenis biaya, dan Nominal tunggakan.

• Satu baris untuk satu santri dan satu jenis biaya.
• Nominal adalah sisa yang belum dibayar, ditulis sebagai angka rupiah tanpa titik, koma, spasi, atau “Rp”, misalnya 1500000.
• Pakai hanya untuk tunggakan sebelum generator tagihan bulanan pertama berjalan. SPP bulan berjalan tetap ditagih oleh generator, jadi jangan diimpor lagi.
• Tagihan hasil import masuk kelompok Saldo awal dan langsung berstatus terlambat. Riwayat pembayaran tidak ikut.
• Santri dan jenis biaya yang sudah pernah diimpor ditolak. Untuk mengoreksi, batalkan tagihannya lalu impor ulang.

Bagaimana mengimpor staff? #Tautan ke bagian Bagaimana mengimpor staff?

Ada di halaman Staff. Kolomnya NIP, Nama, Jenis kelamin (L/P), Telepon, Jabatan, dan Aktif (ya atau tidak).

• NIP yang sudah ada diperbarui. Tanpa NIP, staff dicocokkan lewat nama dan telepon.
• Kolom opsional yang dikosongkan tidak menghapus data lama.
• Akun login tidak dibuat atau diubah oleh import.

Galat apa yang sering muncul? #Tautan ke bagian Galat apa yang sering muncul?

Langkah berikutnya #Tautan ke bagian Langkah berikutnya

• Menyiapkan portal wali
• Cron dan antrean
• Backup dan masa simpan data