Buku Induk Santri Tidak Harus Memuat Semua Data Keluarga
Unduh template buku induk santri Excel dengan kolom minimum, contoh sintetis, dan petunjuk menjaga nomor induk tetap utuh.
Berkas sudah diunggah, tetapi beberapa santri belum muncul. Itu tidak selalu berarti seluruh impor gagal. Pondok CMS memproses baris secara terpisah: baris yang benar dapat masuk sementara baris bermasalah perlu diperbaiki.
Karena itu, pekerjaan impor tidak berhenti di tombol unggah. Operator perlu membaca hasil, mencocokkan jumlahnya, dan memeriksa rekaman yang diperbarui. Panduan ini mengikuti dokumentasi impor Pondok CMS; gunakan template dari aplikasi yang sedang dipakai sebagai pegangan kolom.
Sebelum membuka berkas CSV Tautan ke bagian Sebelum membuka berkas CSV
Pastikan modul Akademik aktif dan akun operator memiliki izin impor serta cakupan jenjang yang sesuai. Tombol impor tidak muncul untuk semua peran. Jika tidak terlihat, minta administrator memeriksa akses, bukan meminjam akun pengurus lain.
Siapkan jenjang dan kodenya, tahun ajaran aktif, serta rombel pada tahun ajaran itu bila hendak diisi. Menulis nama rombel di CSV tidak menggantikan pembuatan rombel di aplikasi. Kode jenjang juga harus merujuk data yang sudah ada.
Buat salinan cadangan sesuai prosedur lembaga sebelum memperbarui data lama. NIS yang sudah ada pada jenjang yang sama akan diperbarui, bukan dibuat sebagai santri baru. Kesalahan pada baris lama karena itu dapat mengubah catatan yang sudah dipakai.
Ambil template dari halaman Santri Tautan ke bagian Ambil template dari halaman Santri
Buka halaman Santri, pilih Unduh template CSV, lalu gunakan header yang disediakan. Template memuat nama kolom dan satu baris contoh. Buang contoh sebelum memasukkan data operasional.
Format .xlsx bukan format unggahan impor santri. Jika mengerjakan data melalui Excel, simpan hasil akhirnya sebagai CSV. Dokumentasi menyebut pemisah koma maupun titik koma dikenali. Setelah penyimpanan, buka kembali lewat menu impor teks atau editor yang aman untuk memeriksa kolom dan nol di depan.
Template buku induk dari artikel lain di situs ini adalah alat pencatatan internal. Jangan menganggap susunan kolomnya identik dengan CSV aplikasi. Pindahkan nilai ke kolom yang benar, bukan sekadar mengganti nama ekstensi.
Isi satu santri pada satu baris Tautan ke bagian Isi satu santri pada satu baris
Dokumentasi menyebut kolom wajib berikut: NIS, Nama, Jenis kelamin dengan nilai L atau P, Tempat lahir, Tanggal lahir dalam pola YYYY-MM-DD, Jenjang berisi kode jenjang, dan Tahun masuk empat digit.
Rombel bersifat opsional, tetapi bila diisi harus ada di jenjang itu pada tahun ajaran aktif. Angkatan dibuat otomatis dari tahun masuk. Jangan memakai kolom tahun masuk untuk menyatakan tingkat kelas sekarang.
Satu baris dapat memuat sampai dua wali. Nama, hubungan, telepon, dan penanda kontak tagihan mengikuti kolom template. Hubungan menggunakan ayah, ibu, atau wali; kontak tagihan menggunakan ya atau tidak. Dokumentasi mensyaratkan telepon 8–15 digit dan data wali yang diisi harus lengkap.
Simpan NIS dan telepon sebagai teks selama mengolahnya agar nol awal tidak terbuang. Jangan memakai contoh nomor telepon sebagai kontak sungguhan. Untuk latihan operator, pilih lingkungan uji dengan contoh sintetis yang disetujui lembaga, bukan unggahan percobaan ke daftar aktif.
Unggah dalam kelompok yang dapat diperiksa Tautan ke bagian Unggah dalam kelompok yang dapat diperiksa
Satu berkas dibatasi sampai 2.000 baris menurut dokumentasi saat ini. Untuk percobaan pertama, gunakan kelompok kecil yang mudah dicocokkan. Sertakan kasus yang memang relevan, seperti santri baru, rekaman lama yang akan diperbarui, dan santri dengan dua wali.
Pilih tombol impor di halaman yang sama, unggah CSV, lalu cocokkan kolom bila diminta. Tunggu hasil di lonceng notifikasi. Proses memakai antrean sehingga tidak selalu selesai seketika; dokumentasi memberi perkiraan sekitar satu hingga dua menit.
Jangan langsung mengunggah ulang hanya karena daftar belum berubah. Periksa notifikasi dan kondisi antrean terlebih dahulu. Mengulang tanpa membaca hasil dapat menyulitkan penelusuran, terutama ketika sebagian baris sudah berhasil.
Baca kegagalan sebagai daftar perbaikan Tautan ke bagian Baca kegagalan sebagai daftar perbaikan
| Gejala | Tindakan awal |
|---|---|
| Jenjang tidak dikenal | Cocokkan kode jenjang, bukan nama perkiraan |
| Belum ada tahun ajaran aktif | Siapkan tahun ajaran yang benar |
| Rombel tidak ditemukan | Periksa jenjang, tahun aktif, dan ejaan |
| Data wali belum lengkap | Periksa nama, telepon, dan hubungan |
| NIS sudah dipakai di jenjang lain | Gunakan alur pindah jenjang, bukan impor |
| NIS milik santri yang dihapus | Tinjau pemulihan data melalui panel |
Catat jumlah berhasil dan gagal. Perbaiki baris gagal berdasarkan alasannya, lalu unggah bagian yang diperlukan. Jangan mengubah NIS hanya agar pesan kesalahan hilang; nomor itu menghubungkan banyak catatan lain.
Periksa hasil sebelum melanjutkan modul lain Tautan ke bagian Periksa hasil sebelum melanjutkan modul lain
Cocokkan NIS, nama, jenjang, rombel, dan hubungan wali pada sampel. Periksa khusus rekaman lama yang diperbarui. Setelah santri benar, barulah lanjut ke penghuni asrama atau tagihan awal sesuai urutan dokumentasi impor.
Akun portal wali disiapkan lewat proses tersendiri setelah hubungan walinya dipastikan benar. Impor yang berhasil bukan alasan untuk langsung mengirim undangan massal. Pastikan penerima memang berhak melihat santri yang ditautkan kepadanya.