RingkasnyaAda tiga cara pondok memakai sistem informasi: memasang aplikasi open source seperti Pondok CMS, berlangganan aplikasi SaaS, atau membayar pengembang. Tabel dan kalkulator di halaman ini membantu Anda membandingkan biaya dan risikonya untuk tiga tahun.
Memilih sistem informasi pesantren biasanya berujung pada tiga pilihan. Pondok bisa memasang aplikasi open source di hosting sendiri, berlangganan aplikasi dari vendor, atau membayar pengembang untuk membuat aplikasi khusus.
Tidak ada pilihan yang selalu paling murah. Yang menentukan adalah jumlah santri, siapa yang mengurus server, dan berapa lama aplikasinya akan dipakai.
Perbandingan singkat Tautan ke bagian Perbandingan singkat
| Aspek | Pondok CMS | Aplikasi langganan (SaaS) | Membangun sendiri |
|---|---|---|---|
| Biaya lisensi | Gratis, lisensi MIT | Langganan, sering dihitung per santri atau per lembaga | Tidak ada, tetapi ada honor pengembang |
| Biaya yang tetap ada | Domain, hosting, waktu operator | Langganan, kadang biaya aktivasi dan modul tambahan | Pengembangan awal, perawatan, hosting |
| Letak data | Server milik pondok | Server vendor | Server milik pondok |
| Waktu sampai dipakai | Beberapa hari: pasang di cPanel, impor data | Beberapa hari | Beberapa bulan |
| Butuh orang IT | Operator yang bisa memakai cPanel | Tidak | Ya, selama aplikasi dipakai |
| Bisa disesuaikan | Ya, kode terbuka | Sebatas pengaturan dari vendor | Ya, sepenuhnya |
| Bila penyedia berhenti | Kode dan data tetap di tangan pondok | Pondok perlu mengekspor data dan pindah sistem | Bergantung pada pengembang yang tersisa |
| Kebutuhan khas pesantren | Asrama dan musyrif, perizinan, tahfidz, tagihan bulanan dan beasiswa | Bergantung vendor | Dibangun satu per satu |
Kapan aplikasi langganan lebih cocok Tautan ke bagian Kapan aplikasi langganan lebih cocok
Bila tidak ada satu orang pun di pondok yang mau mengurus hosting, aplikasi langganan lebih masuk akal. Vendor menanggung server, pembaruan, dan cadangan data. Pondok membayar untuk tidak memikirkan hal itu.
Sebelum menandatangani, tanyakan cara mengekspor seluruh data bila berhenti berlangganan, dan apakah harga perpanjangan sama dengan harga awal.
Kapan membangun sendiri masuk akal Tautan ke bagian Kapan membangun sendiri masuk akal
Membangun sendiri cocok bila alur kerja pondok sangat berbeda dari aplikasi yang ada, dan ada pengembang yang akan tetap tersedia selama bertahun-tahun. Risiko terbesarnya adalah ketergantungan pada satu orang. Bila pengembang pergi, aplikasi sulit dirawat.
Kapan Pondok CMS cocok Tautan ke bagian Kapan Pondok CMS cocok
Pondok CMS cocok bila pondok ingin data tetap di server sendiri, tidak mau membayar per santri, dan punya operator atau relawan yang bisa mengikuti panduan instalasi di cPanel. Kodenya terbuka, sehingga developer mana pun bisa melanjutkan perawatannya.
Kalkulator biaya Tautan ke bagian Kalkulator biaya
Isi angka sesuai kondisi pondok Anda. Hasilnya diperbarui setiap kali angka diubah.
Hitung biaya tiga tahun
Angka awal hanya contoh agar hasilnya langsung terlihat. Ganti dengan angka dari penawaran dan tagihan yang Anda terima.
Biaya yang sering terlewat Tautan ke bagian Biaya yang sering terlewat
- Waktu operator. Siapa pun pilihannya, ada orang yang memasukkan data dan melayani pertanyaan wali. Waktu ini tidak muncul di tagihan, tetapi nyata.
- Migrasi data. Data santri di Excel jarang langsung siap diimpor. Lihat checklist migrasi data santri.
- Harga perpanjangan. Harga promosi tahun pertama bisa berbeda dari tahun berikutnya.
- Pindah sistem. Biaya keluar dari sebuah aplikasi baru terasa saat ingin pindah. Pastikan data bisa diekspor lengkap.
Untuk menyusun anggaran lengkap, baca juga berapa biaya aplikasi pesantren dan menyusun anggaran teknologi pesantren.